KAMO IĆI
Naslovna / DOBRA PRIČA / KOLUMNE / POSLOVNI BONTON: Kako pravilno napisati i poslati e-mail
Žena za kompjutorom

POSLOVNI BONTON: Kako pravilno napisati i poslati e-mail

Iako je elektronička pošta već nekoliko godina unatrag preuzela vodeće mjesto i u poslovnoj i u privatnoj komunikaciji, mnogima su još uvijek nepoznanica pravila uljuđene elektroničke komunikacije iliti e-mail bontona. Pravila e-mail bontona važno je znati i pridržavati ih se kako biste se i njima predstavili na najbolji mogući način, bez obzira da li tek tražite posao ili se obraćate poslovnom partneru ili odbijate ponudu vama nepoznatog ponuđača.

 Obavezno navedite naslov odnosno „subject“ maila

Što kraće, najbolje jednom rječju, naznačite o čemu je riječ o mailu. Tako će osoba kojoj šaljete mail moći procijeniti koliko joj je bitno odmah otvoriti mail. Ako je usred poslovnog sastanka, a vi šaljete mail koji se odnosi na taj posao i niste to naznačili, vjerojatno ga neće otvoriti, već će pričekati kraj sastanka ili možda i kraj radnog vremena. Koliko on zna, mogli ste poslati i neki vic ili fotografiju ili podsjetnik da pijete kavu. Osim toga, naslovljavanje poruke omogućuje i vama i osobi koja je primila mail brže pretraživanje poruka na vašem e-malu, posebno ako sve mailove čuvate ili arhivirate. Naslov maila nemojte pisati velikim slovima, jer to u pismenom obraćanju djeluje kao da vičete u usmenom. Dakle, napišite “Ugovor” a ne “UGOVOR”.  Uskličnik dodajte samo je zaista riječ o važnom i hitnom mailu.

Oznaku hitno koristite samo ako je zaista hitan mail

Snježana Ivić, urednica

Piše: Snježana Ivić, urednica

Svi e-mail servisi nude oznake hitnosti. Na Outlooku je to zastavica i crvena boja. Nemojte ih zlorabiti pa hitnim označiti neku poruku koja to nije – možete nepotrebno omesti primatelja u nekom važnom poslu. Poslije će vam se dogoditi da se vaše uistinu hitne poruke ne čitaju danima.

Tekst poruke uvijek počinje oslovljavanjem, a završava pozdravom

E-mail je elektronička verzija pisma, pa i za njega vrijede ista pravila oblikovanja sadržaja, osim što nije potrebno navoditi mjesto i datum: počinje se oslovljavanjem primatelja, potom se u novom odlomku navodi osnovni sadržaj poruke, u sljedećim se odlomcima ukratko navode dodatna objašnjenja i opisi ako su potrebni. Detaljnije opise, fotografije, skice i nacrte pošaljite u prilozima, a u tekstu maila navedite što sve prilažete. Završavamo  pozdravom. Važno je da pismo bude gramatički i stilski korektno, tako da ne zlorabite vrijeme primatelja niti njegovu privatnost: u što kraćoj poruci treba prenijeti informaciju jasno i pregledno. To su pravila koja vrijede i u formalnoj i u neformalnoj komunikaciji.

Ako pišete službeni mail tada pozdrav na početku treba biti formalan primjerice „Poštovani g. Periću…“, a završetak „S poštovanjem,“ i u redu ispod vaše ime, prezime, titula, pozicija u kompaniji u kojoj radite, te službeni telefoni i kontakti odnosno elektronička posjetnica sa logotipom tvrtke ili ustanove. Pozdrav koji bi glasio „Sa štovanjem,“ nije primjeren, jer štuje se Boga.

Nikada ne šaljite mailom povjerljive informacije ili informacije koje bi se mogle zlorabiti

kako steći prijatelje u digitalno doba

Knjigu Kako steći prijatelje i naklonost ljudi u digitalno doba možete naručiti u našem weshopu ovdje

Elektronička pošta nije sigurna: ne samo da je možda čitaju osobe koje nije namijenjena – bilo hakeri bilo osobe iz tvrtke koja je vlasnik servera odnosno pružatelj internetskih usluga. Od znatiželjnika zaštite i sebe i osobe spomenute u mailu i osobe kojima šaljete mail tako da uopće niti ne pišete i ne šaljete fotografije koje ne biste stavili na dopisnicu, a pravno se osigurajte dodavanjem izjave o odgovornosti u postavke e-maila tako da bude automatizirani dio svake elektroničke pošte koju šaljete. Primjerice: „Ova poruka može sadržavati povjerljive informacije i namijenjena je isključivo osobi na koju je naslovljena. Neovlašteno proslijeđivanje, umnožavanje ili korištenje informacija sadržanih u ovoj poruci strogo je zabranjeno. Stavovi i mišljenja izneseni u poruci i/ili u priloženim datotekama su autorovi i ne predstavljaju nužno stavove i mišljenja (naziv tvrtke ili ustanove u kojoj radite).Ukoliko ste greškom primili ovu poruku, molimo da o tome obavijestite pošiljatelja, a poruku i njezine privitke trajno uklonite s Vašeg računala.“

Privatne poruke nemojte slati koristeći poslovnu e-mail adresu, ako je otvorena na serveru ili domeni odnosno računu vašeg poslodavca. Poslodavac je vlasnik vaše poslovne e-mail adrese pa ju može čitati, snimati i njome manpulirati kao svim svojim vlasništvom. Pazite zato da sebe i kolege ne dovedete u neugodan položaj, a znam i za slučaj kada je ovakva prepiska rezultirala otkazom.

Tuđe e-mail adrese nemojte davati drugima bez dopuštenja

Ako šaljte cirkularni e-mail većem broju primatelja, učinite to tako da adrese ostalih primatelja ne budu svima vidljive. Na taj način štitite i sebe i osobe koje su vam dale svoje e-mail adrese. Danas postoje brojni servisi koji prikupljaju e-mail adrese te ih prodaju za različite marketinške svrthe, a mogu im početi stizati i tzv. nigerijska pisma, razne „navlakuše“ o dobicima igara na sreću s virusima koji primatelju ulaze u kompjutere, kradu osobne podatke i bankovne račune… Dakle, tretirajte e-mail adresu (osobito privatnu) kao kućnu adresu ili privatni broj telefona. Izuzetak su službene e-mail adrese objavljene na službenim web-stranicama tvrtki odnosno ustanova.

 

Potvrdite primitak važnog e-maila

Kada šaljete važn e-mail, bilo da je riječ o ponudi, ugovoru, računu ili potvrdi termina i mjesta sastanka, važna vam je povratna informacija da je poruka primljena. Postoji mogućnost da kod upućivanja maila automatizirate da se primatelju prilikom otvaranja maila otvori prozorčić s upitom da potvrdi primitak maila. Kada klikne na „Da“ vama stiže poruka da je mail pročitan i u koje vrijeme. Ovakva automatizacija komunikacije je vama veoma praktična, ali primatelj to može smatrati neugodnim zadiranjem u svoju privatnost, makar bila riječ o poslovnoj komunikaciji. Obzirnija je varijanta na kraju važnog maila, a prije pozdrava, jednom rečenicom zamoliti da vam mailom pošalje potvrdu da je primio poruku. Ne dobijete li takvu potvrdu, provjerite još telefonom primitak vašeg maila ili ponovo pošaljite poruku.

Najbolje je na e-mail odgovoriti odmah

Ukoliko ste primili e-mail poruku koja zahtijeva odgovor, važno je da na nju odgovorite što prije. Otkako je e-mail dostupan na sveprisutnim pametnim telefonima i tabletima, izostanak brzog odgovora na e-mail poprimilo je neugodno značenje kao kad razgovarate s nekim, a on od vas okreće glavu. Ako ne želiti biti nepristojni, a želite izbjeći stalno pregledavanje e-mail pošte i odgovaranje, uljudnije je da na svom e-mailu uključite opciju automatskog odgovora na svaki pristigli mail: „Privremeno sam odsutna. Javit ću se čim to bude moguće.“ Ako ste odsutni duže vrijeme tada neka poruka glasi primjerice ovako: „Odsutan sam do (navedite točan datum) iz ureda, te se izvolite obratiti g. Peri Periću (navedite funkciju) koji me mijenja, na (navedite telefon i e-mail adresu).“

Uvriježilo se pisanje poruka „Odsutan sam zbog godišnjeg odmora od …  do…  To je nepotrebno i neprimjereno, te može izazvati razne komentare o duljini ili terminu vašeg godišnjeg odmora.

Pristojno je odgovoriti na svaki e-mail s potpisom neke osobe, pa makar ukratko odbijate ponudu neke robe ili pripravnika koji se kod vas želi zaposliti.

Ne prosljeđujte „lance sreće“ elektroničkom poštom 

Osim ako niste uvjereni da primatelj baš želi biti uključen u ovakvu komunikaciju, nemojte slati ovakve poruke jer drugim: oduzimate dragocjeno vrijeme i donosite smeće u tuđi sandučić s elektroničkom poštom.

Piše: Snježana Ivić

Fotografija:  stockimages/FreeDigitalPhotos.net

Pročitajte još:

POSLOVNI BONTON: Kako kulturno i poslovno uspješno telefonirati

IZBJEGNITE PUTINOV GAF: Kako se ponašati u Kini

MARGARETA II U POSJETU HRVATSKOJ: Kako se ponašati u društvu kraljice

 

Pin It on Pinterest